Digitale Visitenkarten zentral verwalten
Wir setzen KI dort ein, wo sie uns besser macht – auch hier. HUMAN STRUCTURES ist eine mit KI gestaltete Bildserie, von uns entwickelt und kuratiert. Sie zeigt, wofür wir stehen: Struktur, Klarheit, Orientierung. Und wie wir arbeiten: mit den Werkzeugen von heute und dem Anspruch von immer.
Ein einheitlicher Auftritt für alle Mitarbeitenden. Aktuelle Kontaktdaten aus einer zentralen Verwaltung. Wallet-Visitenkarten vereinfachen die Pflege und reduzieren den Aufwand für Bestellungen und Nachdrucke.
In größeren Unternehmen sind Visitenkarten eine wiederkehrende Organisationsaufgabe. Daten werden abgefragt, Entwürfe geprüft und Karten an verschiedene Standorte verteilt. Eine neue Telefonnummer oder Funktion setzt diesen Ablauf erneut in Gang.
Mit einem zentral verwalteten System verlagert sich die Arbeit auf die Pflege der Daten. Das Erscheinungsbild bleibt einheitlich, Änderungen werden im vorgesehenen Ablauf bearbeitet und die Karten stehen am Smartphone zur Verfügung.
Ein gemeinsamer Unternehmensauftritt
Logo, Farben und die Auswahl der Felder werden für das Unternehmen abgestimmt. Mitarbeitende treten damit in einem gemeinsamen Erscheinungsbild auf. Innerhalb der Vorgaben von Apple und Google werden die Wallet-Karten passend gestaltet.
Wie die Karte im Gespräch genutzt wird, erläutert unser Überblick zu Wallet-Visitenkarten für Unternehmen.
Neue Mitarbeitende aufnehmen
Vor der Einführung legen Sie fest, welche Angaben für eine Karte erforderlich sind und wer sie bereitstellt. Dazu können Name, Funktion, geschäftliche Kontaktdaten und ein freigegebenes Foto gehören. Ein einheitlicher Ablauf vermeidet wiederkehrende Rückfragen.
Die Karte wird anschließend bereitgestellt. Falls Daten bereits in einem anderen System gepflegt werden, kann MOREMEDIA auf Wunsch eine passende Anbindung entwickeln. Eine solche Automatisierung wird nach Anforderung umgesetzt.
Änderungen an einer Stelle pflegen
Wechselt eine Telefonnummer oder eine Funktion, wird der aktuelle Stand im System hinterlegt. Die digitalen Ausgaben können entsprechend aktualisiert werden. Das spart einen erneuten Druckauftrag für diese Änderung.
Dabei ist eine Unterscheidung wichtig: Eine aktualisierte Wallet-Karte ist nicht dasselbe wie ein bereits im Adressbuch eines anderen Menschen gespeicherter Kontakt. Dieser gespeicherte Kontakt wird durch eine spätere Änderung Ihrer Karte nicht automatisch überschrieben.
Austritte geordnet bearbeiten
Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, soll die Karte nicht weiter als aktueller Unternehmenskontakt verwendet werden. Der zuständige Bereich muss deshalb auch über Austritte informiert werden und die Karte entsprechend deaktivieren.
Die Organisation dieses Schritts gehört zur Einführung. Eine automatisch ausgelöste Verarbeitung aus einem HR-System ist eine mögliche individuelle Erweiterung, kein vorausgesetzter Standardprozess.
Druckaufwand realistisch reduzieren
Digitale Visitenkarten können Bestellungen, Nachdrucke und den Versand an Standorte verringern. Besonders sichtbar wird das bei häufigen Personal- oder Datenänderungen. Gedruckte Karten können weiterhin dort eingesetzt werden, wo das persönliche Überreichen sinnvoll ist.
Für eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sollten Sie neben den Druckkosten auch Freigaben, interne Abstimmung und Verteilung betrachten. Unser Beitrag über Kaufmodell und laufende Kosten zeigt, welche Positionen auf der digitalen Seite dazugehören.
Daten mehrfach sinnvoll nutzen
Wenn Mitarbeiterdaten bereits an anderer Stelle geführt werden, sollte nicht ohne Grund eine zweite manuelle Pflege entstehen. Mit einer passenden Anbindung können freigegebene Angaben für die Karten übernommen werden. Bei einer Drupal-Integration können außerdem Ansprechpartner auf der Website und vCards aus derselben Datenbasis entstehen.
Wie solche Abläufe geplant werden, erläutert der Beitrag zu CRM-, Website- und Mitarbeiterdaten-Anbindungen.
Alle Details zum Download
Unser Systemüberblick zu digitalen Visitenkarten als PDF zeigt die grundlegenden Ansichten und Abläufe. Die Einführung stimmen wir auf Ihre Organisation ab.
Die zentrale Verwaltung im Überblick
- Ein abgestimmtes Erscheinungsbild für die Wallet-Karten Ihrer Mitarbeitenden.
- Definierte Abläufe für neue Karten, Änderungen und Austritte.
- Weniger wiederkehrender Aufwand für Druck, Nachbestellung und Verteilung.
Häufige Fragen
- Eignet sich die Lösung für mehrere Standorte?
- Eine zentrale Datenpflege kann auch standortübergreifend organisiert werden. Zuständigkeiten und benötigte Abläufe stimmen wir bei der Einführung ab.
- Können wir unser Corporate Design verwenden?
- Ja. Die Wallet-Karten werden innerhalb der Gestaltungsmöglichkeiten von Apple und Google auf Ihren Unternehmensauftritt abgestimmt.
- Wer aktualisiert die Mitarbeiterdaten?
- Sie legen die zuständigen Personen fest. Eine Anbindung an eine bestehende Datenquelle kann zusätzlich entwickelt werden.
- Aktualisieren sich bereits gespeicherte Kontakte beim Gegenüber?
- Nicht automatisch. Die aktuelle Karte und der erneute Abruf können neue Angaben liefern; ein früher gespeicherter Adressbucheintrag bleibt davon getrennt.
- Können gedruckte Karten vollständig entfallen?
- Das hängt von Ihren Einsatzsituationen ab. Je nach Einsatz lässt sich der Druck reduzieren, ohne ihn für jeden Anlass auszuschließen.
- Wie hoch ist die Ersparnis?
- Das lässt sich erst mit Ihren bisherigen Kosten und Abläufen berechnen. Druck, Versand und interner Aufwand gehören ebenso in den Vergleich wie Software und Betrieb.
